WEBVTT Kind: captions Language: es 00:00:00.000 --> 00:00:07.830 <i></i> 00:00:07.830 --> 00:00:10.240 Bienvenido/a al módulo de Rainforest Alliance sobre la sección 00:00:10.240 --> 00:00:13.820 2.11. «Celebración de una sesión de clausura», dentro del 00:00:13.820 --> 00:00:15.960 del curso en línea sobre las Reglas de Certificación y Auditoría. 00:00:16.790 --> 00:00:19.180 Después de haber visto este vídeo, comprenderá los pasos 00:00:19.180 --> 00:00:21.410 que deberán tomar los distintos actores participantes en 00:00:21.410 --> 00:00:22.770 la reunión de clausura de una auditoría. 00:00:23.800 --> 00:00:26.080 Este módulo es aplicable al ámbito de auditoría tanto de Fincas 00:00:26.080 --> 00:00:27.390 como de Cadenas de Suministro. 00:00:28.180 --> 00:00:30.420 Este vídeo está dirigido a los equipos de auditoría de los Organismos de Certificación, 00:00:30.460 --> 00:00:33.870 pero resulta de gran utilidad para todos los actores que pudieran 00:00:33.870 --> 00:00:38.100 participar en la reunión de clausura. Por tanto, le rogamos que preste atención. 00:00:39.320 --> 00:00:42.290 Tal como ya se ha mencionado brevemente, este vídeo tratará: 00:00:42.750 --> 00:00:45.000 -El personal y los actores que deberían estar presentes en 00:00:45.000 --> 00:00:45.800 la reunión de clausura; 00:00:46.530 --> 00:00:48.500 -Todos los elementos clave que deben incluirse; 00:00:49.530 --> 00:00:51.820 -Algunos consejos y recomendaciones para abordar 00:00:51.850 --> 00:00:53.180 incidentes comunes que podrían producirse. 00:00:54.830 --> 00:00:57.160 La celebración de la reunión de clausura suele realizarse después de las 00:00:57.170 --> 00:00:59.460 «Entrevistas y revisión de los expedientes de los trabajadores» 00:00:59.460 --> 00:01:02.300 y suele ser el último paso que se lleva a cabo antes 00:01:02.300 --> 00:01:03.770 de efectuar la «Terminación de la auditoría». 00:01:05.430 --> 00:01:07.920 Ahora que sabe en qué fase del proceso de auditoría 00:01:07.970 --> 00:01:09.890 se lleva a cabo la reunión de clausura, 00:01:10.250 --> 00:01:11.830 vayamos al grano. 00:01:12.750 --> 00:01:16.170 Para empezar, es responsabilidad del Organismo de Certificación 00:01:16.210 --> 00:01:19.080 organizar una reunión de clausura con, como mínimo, el equipo de auditoría. 00:01:19.710 --> 00:01:22.450 Además del equipo de auditoría, las demás personas clave que 00:01:22.450 --> 00:01:24.840 deben participar en la reunión de clausura, si estuviesen disponibles y 00:01:24.840 --> 00:01:26.810 procediese para el tipo de auditoría en cuestión, son: 00:01:27.590 --> 00:01:28.940 -Representante de la dirección; 00:01:29.460 --> 00:01:31.610 -Personal de Recursos Humanos o Nóminas; 00:01:32.240 --> 00:01:34.100 -Dirección de la planta de transformación, 00:01:34.570 --> 00:01:35.390 si procede 00:01:35.820 --> 00:01:39.050 -Representante del Comité de Salud y Seguridad Ocupacional; 00:01:39.670 --> 00:01:42.310 -Representante de los trabajadores, incluidos sindicatos; 00:01:43.140 --> 00:01:45.380 -Representante del Comité de Evaluar y Abordar; 00:01:45.790 --> 00:01:47.400 -Representante del Comité de Género; 00:01:47.830 --> 00:01:49.450 -Representante del Comité de Quejas y; 00:01:50.090 --> 00:01:51.520 -Cualquier otro comité pertinente. 00:01:52.420 --> 00:01:54.620 Ahora que ya hemos comentado qué personal debe estar presente, 00:01:54.640 --> 00:01:57.260 pasemos a algunos elementos clave que el 00:01:57.260 --> 00:02:00.080 Organismo de Certificación debería incluir en la reunión de clausura. 00:02:00.930 --> 00:02:05.430 1. Una explicación de que el proceso de auditoría aplica un enfoque basado en muestras y en el riesgo. 00:02:05.430 --> 00:02:11.350 2. Una mención de los métodos empleados y del calendario que se seguirá para los informes. 00:02:11.860 --> 00:02:16.770 3. Un breve resumen de los puntos fuertes y las buenas prácticas del Titular del Certificado. 00:02:17.270 --> 00:02:24.650 4. Una explicación de las conclusiones de la auditoría, comunicadas empleando un lenguaje fácil de comprender, con el fin de garantizar que cualquier persona de la sala pueda entender 00:02:24.760 --> 00:02:27.070 la naturaleza y las implicaciones de los resultados de la auditoría. 00:02:27.420 --> 00:02:34.660 5. El proceso del Organismo de Certificación para abordar las conclusiones de la auditoría, incluídas las consecuencias relativas al Titular del Certificado. 00:02:35.690 --> 00:02:38.130 También se debería comunicar durante la reunión de clausura el calendario para que el Titular del Certificado responda a tales 00:02:38.130 --> 00:02:40.330 conclusiones 00:02:40.330 --> 00:02:43.850 de la auditoría. Asimismo, también deberán explicarse las actividades posteriores a la auditoría, como las auditorías de seguimiento, 00:02:43.870 --> 00:02:45.990 etc. 00:02:47.360 --> 00:02:50.970 Tenga en cuenta que también es sumamente importante manifestar que 00:02:50.970 --> 00:02:54.380 existe la posibilidad de que las conclusiones de la auditoría sean modificadas durante 00:02:54.380 --> 00:02:56.760 el proceso de control de la calidad del Organismo de Certificación. 00:02:57.480 --> 00:03:00.630 La reiteración de la necesidad de mantener la confidencialidad es un elemento fundamental que 00:03:00.640 --> 00:03:03.110 debe incluirse y mencionarse en la reunión de clausura. 00:03:03.780 --> 00:03:07.100 Por último, se debería ofrecer al Titular del Certificado información detallada acerca del procedimiento 00:03:07.270 --> 00:03:10.350 de reclamación y apelación del Organismo de Certificación y 00:03:10.350 --> 00:03:12.490 Rainforest Alliance 00:03:12.700 --> 00:03:14.410 por si el titular desease hacer uso de este procedimiento. 00:03:15.770 --> 00:03:18.620 Tenga en cuenta que estos no son todos los elementos fundamentales ni miembros del personal 00:03:18.620 --> 00:03:20.340 que deberán estar presentes en la reunión de clausura. 00:03:20.830 --> 00:03:23.730 Dependiendo del contexto y las circunstancias, podrá ser fundamental 00:03:23.730 --> 00:03:26.180 o más pertinente incluir otros actores o aspectos. 00:03:26.450 --> 00:03:29.420 Por tanto, preste atención a las relaciones, la dinámica y la información 00:03:29.470 --> 00:03:31.950 y, después, asegúrese bien de no estar pasando por alto 00:03:31.960 --> 00:03:33.910 ningún aspecto clave de la situación en cuestión. 00:03:34.980 --> 00:03:38.210 Recuerde: el Organismo de Certificación es quien debería asegurarse 00:03:38.260 --> 00:03:41.110 de que cualquier consultor que participe en calidad de observador 00:03:41.110 --> 00:03:43.840 no intervenga y no represente al Titular del Certificado en 00:03:43.840 --> 00:03:46.110 esta reunión, en ninguna manera, calidad o forma. 00:03:46.860 --> 00:03:49.850 Un consejo rápido: el equipo de auditoría debería considerar contratar 00:03:49.850 --> 00:03:51.520 a un intérprete para la reunión de clausura, 00:03:51.560 --> 00:03:53.110 siempre que pueda ser necesario. 00:03:54.390 --> 00:03:56.810 Durante la reunión de clausura, el equipo de auditoría ofrecerá 00:03:56.810 --> 00:03:58.970 al Titular del Certificado una copia de las conclusiones 00:03:58.970 --> 00:04:00.920 de la auditoría con explicaciones detalladas. 00:04:01.710 --> 00:04:04.650 La lista de conclusiones de la auditoría debe ser firmada para su aprobación 00:04:04.690 --> 00:04:07.950 por el auditor principal y un representante del Titular del Certificado. 00:04:08.570 --> 00:04:11.460 Si hubiese cualquier diversidad de opiniones o discrepancia acerca de las 00:04:11.460 --> 00:04:14.200 conclusiones entre el equipo de auditoría y los Titulares de Certificados, 00:04:14.450 --> 00:04:17.310 el Organismo de Certificación deberá hacer constar tal 00:04:17.310 --> 00:04:18.550 divergencia de puntos de vista. 00:04:19.620 --> 00:04:22.420 Un aspecto importante a tener en cuenta es que, en el caso de que 00:04:22.470 --> 00:04:25.150 un auditor piense que su seguridad o la de su equipo 00:04:25.150 --> 00:04:28.370 puedan estar en riesgo como consecuencia de la comunicación de una falta de conformidad, 00:04:28.690 --> 00:04:32.240 el equipo de auditoría podrá decidir no comunicar dicha conclusión 00:04:32.240 --> 00:04:34.950 hasta que el equipo haya abandonado las instalaciones del Titular del Certificado. 00:04:35.590 --> 00:04:37.890 Posteriormente, tal conclusión deberá ser comunicada por el 00:04:37.890 --> 00:04:40.410 Organismo de Certificación al Titular del Certificado en 00:04:40.440 --> 00:04:43.310 los 3 días siguientes a la reunión de clausura de esa auditoría. 00:04:43.670 --> 00:04:46.640 Además, el Organismo de Certificación dejará constancia de tal 00:04:46.640 --> 00:04:49.360 situación en la lista de comprobación de la auditoría y el informe, 00:04:49.360 --> 00:04:51.960 que se subirán a la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance. 00:04:52.670 --> 00:04:55.840 Por último, el Organismo de Certificación registrará la participación 00:04:55.840 --> 00:04:58.560 en la reunión usando la plantilla facilitada por el 00:04:58.560 --> 00:04:59.480 Organismo de Certificación. 00:05:00.110 --> 00:05:01.840 Como mínimo, se debería indicar: 00:05:02.150 --> 00:05:02.870 Lugar; 00:05:03.220 --> 00:05:03.730 Hora; 00:05:04.000 --> 00:05:04.620 Nombres; 00:05:04.710 --> 00:05:05.330 Puesto; 00:05:05.670 --> 00:05:06.910 Firma de los participantes; 00:05:07.400 --> 00:05:08.510 y cualquier otra aclaración necesaria. 00:05:10.570 --> 00:05:13.250 Esto es todo en lo que respecta a la sección 2.11. ¡Enhorabuena! 00:05:13.590 --> 00:05:15.660 Ahora sabrá cómo organizar una reunión de clausura. 00:05:15.950 --> 00:05:18.260 En resumen, en este vídeo hemos descrito brevemente: 00:05:18.270 --> 00:05:20.970 El personal y los actores que deberían estar presentes en 00:05:21.020 --> 00:05:23.870 la reunión de clausura, los elementos fundamentales que deben incluirse en la 00:05:23.870 --> 00:05:26.160 reunión de clausura y algunos consejos y 00:05:26.160 --> 00:05:28.410 recomendaciones para abordar incidentes comunes 00:05:28.410 --> 00:05:30.950 que pueden darse durante la celebración de una reunión de clausura. 00:05:31.660 --> 00:05:34.030 Para más información o para repasar el tema, 00:05:34.030 --> 00:05:37.880 consulte el capítulo «2.11. Celebración de una reunión de clausura» 00:05:37.880 --> 00:05:40.250 del documento de Reglas de Certificación y Auditoría. 00:05:41.090 --> 00:05:43.130 Por favor, en caso de tener más preguntas relacionadas con este tema, 00:05:43.400 --> 00:05:46.810 contacte con nosotros escribiendo a cbcert@ra.org 00:05:47.260 --> 00:05:49.210 Muchas gracias por ver este vídeo y ¡hasta la próxima!